HSPは電話が苦手…落ち着いた対応でラクに接する3つのコツ

「職場で電話が鳴るたび、ビクッとする…」

仕事をしている社会人、特に避けられないのが電話応対ですよね。着信が鳴り響く度にドキドキして、冷や汗をかいてしまいます。

特に若手のうちは3コール以内に受話器を取れ、なんて言われることもあります。

今すぐ電話の鳴らない仕事に転職するのも難しい。苦手な電話のストレスに、本来の仕事も進まないこともしばしばです。

今回は、職場で電話をとらなくてはいけない場で、うまく乗り越えられるテクニックをご紹介していきます。

筆者は強度HSPの社会人。電話の非常に多い職場で働いています。
電話を受けるのも、かけるのも本当に苦手です。はじめは呼び出し音が鳴る度にビクビクしていました。最近では落ち着いて対応できるようになり、苦手意識もなくなってきています。

• 落ち着いた電話対応が出来るようになりたい
• 周りに迷惑を掛けたくない
• うまく電話対応できない自分が嫌だ

そんなHSPさん、ぜひ今回ご紹介するコツを実践して、電話対応への苦手意識を減らしていきましょう。

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HSPは電話が苦手…落ち着いた電話対応で楽な職場環境を作ろう

HSPとは「ハイリー・センシティブ・パーソン」の略で、直訳すると「繊細すぎる人」。病気ではなく生まれ持った性格で、5人に1人が当てはまると言われています。

脳の「扁桃体」という感情を司る部位が人よりも敏感であるために、共感能力が高かったり、不安や恐怖を感じやすい体質のことです。

電話対応って、

• 甲高い着信音にビックリする
• 相手の機嫌が悪いのが声で伝わってくる
• 周りから注目されているように感じて冷や汗
• うまく対応できない自分に泣きそう
• 分からなくても周りに聞きにくい

と、HSPさんにとっては非常にストレスの溜まる環境なんですよね。

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電話が苦手なHSP　今すぐ実践できるテクニック3つ

「HSPさんは電話が苦手！電話のない仕事をしましょう」
「3回に1回は無視しましょう」

こんな記事もありますが…それができたら苦労しませんよね。電話が避けられない職場で、とらなければいけない環境にいるから、ツラいんです。

1. 感情に引っ張られない
2. 周りに聞いて折り返す
3. 急いでいるときほどゆっくり話す

苦手意識を持つのは仕方ないこと。どれでも、この3つのポイントを意識していけば、少しずつ楽になっていくはずです。

相手の感情に引っ張られない

HSPさんは元々、共感能力が高い気質を持っています。声だけで相手の感情を敏感に感じ取ってしまうんですね。

電話の声に意識を集中させすぎてしまうと、気持ちも全て持っていかれます。

ポイントは、音量のボリュームを下げる、もしくは受話器を耳から少し話してみること。

相手の感情に支配されないよう、意識して精神的な距離を置くことです。

一旦オフして周りにきく、折り返す

分からないことを聞かれたときや、一気に苦情をまくしたてられたときに、強いネガティブな感情に泣きそうになってしまいますよね。そんなときに一度の応答ですべてを解決しようとするのはNG。

「確認してから折り返しさせていただきます」と、一度電話を切りましょう。

慌てた状態でその場で対応した回答は、ミスにも繋がりがち。一度落ち着いて、周りの状況を見計らって聞いてみたり、落ち着いて調べ直すこともできます。

ポイントは、相手からかけてもらうのではなく、自分からタイミングを見てかけ直すこと。電話を待っている状況も非常にストレスに繋がるからです。

急いでいるときほどゆっくり話す

バタバタ焦って仕事をしているときに限って、鳴る着信音。

「お待たせしましたっ」なんて、急いで対応しがちです。こんなときにはあえて、自分の普段の声のトーンとスピードを落とし、ゆっくりと話すようにしましょう。　

相手からすれば、こちらがどんな状況にいるのか知らずに、電話を掛けてくることがほとんどです。

焦った雰囲気は声で相手に伝わり、無意識に

なんか雑な対応…きちんと対応はしてくれるのだろうか

と不信感を抱かせてしまいます。せめて声だけでもゆっくりと、丁寧に対応することで、相手も安心して話してくれるでしょう。

電話対応に自信を持つためのオススメグッズ

電話対応する際のオススメグッズもご紹介しておきます。

• 電子パッド

紙ゴミが出ないため、デスクが汚れません。打ち合わせや伝言板かわりにも使える、汎用性の高い電子パッドです。電話を受けたときに書き込むと、スマートに対応ができます。

• モニターメモボード

パソコンディスプレイ横に、ふせんを貼れるスペースを作ります。電話応対後のアクションをメモしておく・伝言内容を忘れずに書いておく…ちょっと覚えておきたいことを貼っておきましょう。

• 一生使える「電話のマナー」

電話対応は、とっていく回数で慣れていく場合が多いです。コールセンター業務でも無い限りは、きちんとしたマニュアルがないことも。

一度、きちんと電話対応マニュアルを理解しておくと良いでしょう。困ったときは、自分だけで考えるのではなく、本書を参考にしながら基本に立ち返ってみることで、自信のある対応ができます。

まとめ:HSPは電話対応が苦手！グッズや周りの人にどんどん頼ろう

電話対応を避けられる環境にいけるなら、それが一番いいです。しかしすぐに職場の環境って変えられないですよね。

基本的にメールで業務を行う、不必要な電話はしないなど、自分でできる対策はしておく。その上で、必要に応じて周りに頼っていきましょう。

電話って社会人としては避けられない、必須のコミュニケーションです。電話ひとつとっても、重要な仕事であることは変わりません。

1. 感情に引っ張られない
2. 周りに聞いて折り返す
3. 急いでいるときほどゆっくり話す

自分でパニックにならないように、うまく対応できるようになりましょう。

以上、「HSPは電話が苦手…落ち着いた対応でラクに接する3つのコツ」でした。